Petunjuk Penggunaan : Menu UTILITY

1. ID (IDENTITAS KANTOR)

Pada submenu ini pengguna dapat mengatur isian identitas kantor dan penambahan user. Penambahan user tidaklah penting meskipun bisa diakses dari beberapa PC melalui jaringan, aplikasi bisa dibuka bersama-sama dengan menggunakan satu user yang sama. Sedangkan pada identitas kantor, pengguna dapat merubah sesuai dengan kondisi SKPD/UPTD. Data inilah yang nantinya menjadi heder dari setiap laporan yang ditampilkan dari aplikasi ini.

Dalam isian identitas kantor terdapat nama PPKom, P2HP dan singkatan kantor. Nama PPKom dan P2HP digunakan untuk melengkapi pembuatan SPJ pada menu UTILITY>Edit Barang Masuk, sedangkan singkatan kantor untuk memberikan nama depan file backup aplikasi pada menu UTILITY>Operasi Data.

Pada menu ini terdapat pengaturan kertas agar sesuai dengan ukuran kertas Folio / German Legal Fanfold (8,5 X 13 Inch) yaitu pada tombol 'Set Kertas'. Pengaturan lebih lanjut dapat mengikuti petunjuk ini.

2. STOK 
Administrasi Stok Barang APBD

Menu ini berfungsi untuk mengetahui berapa kuota yang ada, barang yang sudah dibeli/ diinput tiap bulan dalam setahun, dan sisa yang belum dibeli.Informasi ini juga bisa dicetak berdasarkan kategori barang pada tombol cetak.
Selain itu terdapat 2 tombol yang berbeda dari menu lainnya :

• Awal Tahun : hanya diklik setiap awal tahun anggaran. Fungsinya untuk mengubah stok akhir tahun menjadi stok awal tahun amggaran selanjutnya.
• Updat Stok : dilakukan jika terjadi selisih kuota dan sisa stok. Selisih dapat dilihat pada sisa stok dan laporan kartu barang jika memang terdapat perbedaan karena seringnya melakukan edit barang masuk/ keluar.

3. Edit Brg Keluar 

Menu ini digunakan untuk melakukan perubahan / edit terhadap transaksi barang keluar, karena suatu hal baik itu kesalahan jumlah input maupun jenis barang.

Penggunaan :

1. Pencarian berdasarkan nama staf atau bulan transaksi tersebut terjadi. 
2. Jika sudah menemukan data yang dimaksud, pilih dengan klik nama staf , kemudian akan keluar nama barang di sisi sebelah kanan.
3. Pilih / klik nama barang yang akan diedit atau dihapus. 
4. Tombol Edit, Hapus, atau Batal untuk tiap item barang. 
5. Tombol Hapus untuk menghapus satu transaksi secara keseluruhan, tombol edit untuk mengubah tanggal transaksi atau nama staf. Tombol Cetak untuk mencetak berita acara serah terima barang dari pengurus barang kepada staf.

4. Edit Brg Masuk

Submenu ini berisi rekap barang masuk, dan berfungsi untuk membantu petugas administrasi SPJ dalam membuat kelengkapan SPJ untuk pembelian barang pakai habis (Format SPJ bisa berbeda tiap Pemerintah Daerah). Terdiri atas cetak Surat Pesanan, BA Pemeriksaan (oleh P2HP), dan BA Serah Terima (dari P2HP kepada penyimpan barang).
Penghapusan transaksi barang masuk juga diizinkan sepanjang barang tersebut belum ditransaksikan / dikeluarkan atau digunakan.

Ada tombol khusus yang berbeda dari menu lainnya yaitu adanya tombol 'Keluarkan'. Tombol ini berfungsi untuk mengeluarkan semua barang masuk dalam satu transaksi. Fungsi ini dilakukan manakala penyimpan barang memiliki sub atau bagian yang mengharuskan adanya laporan rutin setiap bulan. Sehingga setiap akhir bulan sub atau bagian tersebut melaporakn sisa persediaan kemudian diinput sebagai barang masuk pada aplikasi. Pada awal bulan selanjutnya, data input tadi dipilih dan 'Keluarkan' sehingga akan menjadi transaksi barang keluar. Tujuan dilakukannya aktifitas ini adalah untuk menghitung secara keseluruhan sisa persediaan di semua bagian pada setiap akhir bulan.

5. Operasi Data

Operasi data terdiri atas dua bagian yaitu Backup dan Restore Data serta Hapus Tabel Transaksi.

• Backup berfungsi untuk membuat file data secara keseluruhan dan dapat disimpan untuk sewaktu-waktu dapat dikembalikan (restore) ke dalam aplikasi. Tujuannya untuk menjaga jika terjadi kerusakan PC/Laptop sehingga data dapat diselamatkan tanpa harus mengetik ualng semua data yang sudah ada.
• Restore berfungsi untuk mengembalikan data dari hasil Backup. Jika data sudah di-Restore maka data yang lama akan tertimpa.

Hapus Tabel Transaksi berisi fungsi untuk menghapus tabel transaksi barang masuk dan barang keluar serta data barang secara keseluruhan. Data lain seperi Staf, ID, User, Rekanan, dan Registrasi tidak terhapus.
Hapus Tabel Transaksi dilakukan jika pengguna hendak membersihkan data atau jika terjadi kesalahan impor data awal dari Excel.

6. Stok Awal

Penggunaan Submeni ini bisa dilihat pada petunjuk ini. 

Tweet